Naručitelj prijevoda obavezuje se staviti na raspolaganje svu stručnu pomoćnu literaturu na jeziku na koji se prevodi naručeni tekst specifične terminologije koju nije moguće naći u navedenoj literaturi, ukoliko agencija Prolingua ne raspolaže istom. U slučaju da naručitelj prijevoda ne dostavi literaturu, znači da odobrava da prevoditelj upotrijebi termine iz literature koju posjeduje. Prijevodi se dostavljaju, e-mailom, poštom, fax-om ili na nekom elektronskom mediju.


Obračun broja kartica/riječi radi se računalom. Prevoditeljska kartica podrazumijeva 1800 slovnih znakova s razmacima. Ako je tekst dostavljen u digitalnom obliku, obračun broja kartica/riječi radi se na izvornom jeziku. Ako je tekst dostavljen u papirnatom obliku, obračun broja kartica radi se na jeziku na koji je tekst preveden.


Iznimno se procjena broja kartica može napraviti i brojanjem riječi (1 prevoditeljska kartica iznosi 255 riječi). Najmanja obračunska jedinica je 1 kartica. Ukoliko tekst ima više od jedne kartice, količina teksta se zaokružuje na pola kartice (npr. 1,2 = 1,5 kartica, 1,6 = 2 kartice i sl.).